E-MAIL MARKETING & DATENSCHUTZ

Projektmanagement / Interim Mandat

HINTERGRUND

Ein Unternehmen wollte in Vorbereitung auf das Inkrafttreten der DSGVO seinen bis dato intern beaufsichtigten Datenschutz in externe Hände geben, da der mit der DSGVO einhergehende personelle Aufwand kaufmännisch intern nicht mehr abzubilden war. Gleichzeitig wollte das Unternehmen die bestehenden und zukünftigen Newsletter-Registrierungen in die neue DSGVO-Rechtsregelung überführen. Daraus ergab sich folgende Aufgabenstellung:

  1. Selektion, Vertragsverhandlung und das Onboarding eines externen Datenschutzbeauftragten
  2. Parallel dazu eine DSGV-konforme Re-Registrierung für die bestehenden bzw. Anpassung des Registrierungsprozesses für zukünftige Newsletter-Abonnenten

VORGEHENSWEISE

Datenschutzbeauftragter:

  1. Erstellung eines Anforderungsprofils und einer qualitativen -checkliste (unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur) sowie das Briefing für einen externen Datenschutzbeauftragten
  2. Abstimmung mit der Geschäftsleitung
  3. Recherche und Ansprache von geeigneten Kandidaten
  4. Interviews, Selektion und Vorschlag an den Kunden
  5. Vertragsverhandlung
  6. Begleitung der Übergabe und Onboarding des externen Datenschutzbeauftragten bis zu seiner operativen Aufnahme seines Mandats

Newsletter Registrierung:

  1. Interviews der Mitarbeiter und des Digital-Teams (Datenbank/CRM-Manager, Social-Media, E-Mail-Marketing, Website-Management)
  2. Analyse und Strukturierung der Aufgaben, Entwicklung eines Projektplanes (CPS)
  3. Workshops und Führung des digitalen Projektteams
  4. Anpassung der Front- und Backend-IT-Systeme zur DSGVO-Registrierung neuer Newsletter-Abonnenten
  5. Inhaltliche Entwicklung und Strukturierung der E-Mail-Strecken
  6. A/B-Testing der unterschiedlichen E-Mails zur Optimierung der Conversions
  7. Launch der E-Mails zur DSGVO-konformen Re-Registrierung der bestehenden Newsletter-Abonnenten

ERGEBNISSE

  • Der externe Datenschutzbeauftragte arbeitet effizient und zur vollsten Zufriedenheit der Geschäftsleitung und beteiligten Mitarbeiter
  • Die Conversion der Re-Registrierung zum Newsletter lag in Anbetracht der Möglichkeiten (einmalige Ansprache) leicht über dem anvisierten Zielkorridor

KUNDENSTIMME

„With a minimum of management involvement, Mr. Lietz has identified a very competent external Data Protection Officer, who fits our corporate culture. The leadership of our project team was cooperative, motivating and implementation-oriented, so that the project goals could be reached very quickly. At the same time, the team members benefited from his extensive experience.”